Trikves.com – Pada sebuah transaksi, diperlukan adanya bukti pembayaran untuk melengkapi dokumen arsip perusahaan ataupun toko. Dimana salah satu bukti sah untuk sebuah transaksi tersebut yaitu nota toko, yang cara membuat atau membikinnya tergolong cukup mudah.
Secara garis besarnya, nota merupakan salah satu dokumen yang biasa dijumpai, salah salah satunya yaitu ketika membeli barang di warung. Di dalam sebuah transaksi, tentunya lembaran kertas atau dokumen tersebut pastinya mempunyai berbagai macam fungsi.
Namun sayangnya, masih ada cukup banyak orang di luar sana mengeluhkan bahwa mereka tidak mengetahui bagaimana cara membuatnya. Padahal, saat ini sudah tersedia cukup banyak situs maupun aplikasi yang bisa dimanfaatkan untuk membuat nota.
Oleh sebab itu, apabila diantara Sobat Trikves berencana ingin membuat nota penjualan, ada baiknya cari tahu terlebih dahulu bagaimana caranya. Untuk membantunya, di bawah ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai cara membuat nota toko dilengkapi jenis-jenisnya.
Apa Itu Nota Toko?
Sebelum membahas poin utama mengenai cara membuat nota penjualan toko lebih lanjut, sebaiknya pahami terlebih dahulu sekilas pengertiannya. Pada intinya, nota ilah sebuah bukti transaksi sah yang telah dilakukan secara tunai dan biasanya dibuat oleh pihak penjual lalu diberikan kepada pembeli.
Secara garis besarnya, nota dibuat menjadi dua rangkap, yaitu satu untuk pihak penjual dan satunya lagi untuk pihak pembeli. Dimana dokumen tersebut bisa menjadi salah satu bukti sahnya sebuah transaksi, hal ini memang sudah disetujui oleh banyak pihak.
Fungsi Nota Toko
Di dalam suatu perusahaan ataupun toko, nota dimasukkan ke dalam arsip perusahaan sebagai dokumen yang memuat informasi mengenai semua transaksi telah dilakukan. Adapun dokumen arsip tersebut tentunya dapat digunakan saat kondisi tertentu.
Dalam sebuah transaksi, tentunya nota yang merupakan salah satu dokumen penting mempunyai sejumlah fungsi tersendiri. Daripada penasaran, langsung saja perhatikan baik-baik beberapa fungsi nota penjualan berikut ini.
- Mengetahui jumlah total pembelian suatu barang.
- Mengetahui jumlah barang terjual.
- Sebagai media informasi data penjualan.
- Sebagai tanda terima yang sah.
- Bukti transaksi dalam laporan penjualan.
Ciri Nota Toko
Ketika hendak memahami bagaimana cara membuat nota untuk toko kelontong maupun sembako, tentunya Anda juga harus mengetahui terlebih dahulu beberapa ciri-cirinya. Perlu diketahui, pada setiap periode biasanya perusahaan akan membuat rekapan arsip terkait nota penjualan.
Hal ini dikarenakan penjual tidak hanya menggunakan nota sebagai bukti transaksi saja, namun juga sebagai dokumen informasi mengenai total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur dan lain sebagainya. Agar lebih jelasnya, di bawah ini adalah beberapa ciri nota penjualan.
- Terdapat nama toko, disertai dengan nomor telepon dan alamat yang jelas.
- Nomor nota sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh pemilik toko.
- Tanggal transaksi, memuat tanggal kapan dilakukannya transaksi jual beli oleh kedua belah pihak.
- Jumlah barang.
- Jenis barang.
- Harga satuan.
- Jumlah harga, perhitungan penjumlahan hasil harga antara harga satuan dengan jumlah barang.
- Total harga, penjumlahan keseluruhan harga yang telah disepakati.
- Nama penerima atau pembeli.
Jenis Nota Toko
Di dalam tata cara membuat nota toko, tentunya Anda juga harus memahami tentang perbendaan antara nota satu dengan nota lainnya. Mungkin kebanyakan orang bisa melihat perbedaan tersebut hanya pada logo atau nama perusahaan yang terdapat di dalam nota tersebut.
Akan tetapi, sebenarnya nota dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu mulai dari nota kontan, debit serta kredit. Sebagai bahan pertimbangan sebelum memahami cara membuatnya, sebaiknya pahami terlebih dahulu beberapa jenis-jenis nota penjualan berikut ini.
Nota Kontan
Nota kontan dapat diartikan sebagai nota yang dibuat atas transaksi pembelian secara tunai. Nota jenis ini paling mudah ditemukan, karena memang kebanyakan toko menggunakan nota kontan. Biasanya nota kontan dibuat dengan dua rangkap, satu untuk penjual dan satunya lagi untuk pembeli.
Nota Kredit
Kemudian nota kredit ialah nota yang dibuat atas transaksi penerimaan barang terjual secara kredit kepada pihak bersangkutan. Dimana barang tersebut merupakan produk barang yang tidak sesuai pesanan sehingga dikembalikan.
Nota Debet
Jenis nota penjualan terakhir yaitu ada nota debet. Nota jenis ini dapat diartikan sebagai sebuah nota yang dibuat atas transaksi pengembalian barang yang telah dibeli secara kredit. Nota debet juga bisa dibuat karena pemilik toko mengalami pengurangan harga faktur karena barang tersebut mengalami penurunan kualitas maupun kerusakan.
Cara Membuat Nota Toko
Di atas sudah dijelaskan secara lengkap mengenai nota penjualan mulai dari pengertian, fungsi, ciri hingga jenis-jenisnya. Nah, selanjutnya yaitu tinggal masuk ke pembahasan poin utama mengenai cara membuat nota penjualan tersebut.
Untuk saat ini, sebenarnya nota penjualan bisa dibuat melalui beberapa cara, mulai dari cara manual hingga menggunakan software maupun aplikasi. Daripada penasaran, di bawah ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai tata cara membuat nota toko untuk toko kelontong maupun toko sembako.
Membuat Nota Toko secara Manual
Cara membuat nota toko pertama yaitu secara manual. Mungkin nota jenis ini merupakan jenis yang paling umum digunakan oleh mayoritas penjual, seperti di toko elektronik, warung sembako, nama toko bangunan hingga rumah makan. Adapun tata cara membuat nota penjualan secara manual tersebut diantaranya yaitu seperti berikut ini.
- Tulis nama toko secara lengkap dengan nomor notanya.
- Kemudian buat tabel nota penjualan berisikan kode barang, nama barang, jumlah barang, harga satuan hingga total harga.
- Terakhir, sediakan kolom untuk nama pembeli dan cap watermark toko terkait.
Membuat Nota Toko dengan Excel
Cara membuat nota toko selanjutnya yaitu dengan memanfaatkan software Microsoft Excel. Pembuatan nota mengunakan tool ini akan memudahkan Anda dalam menjumlahkan total transaksi penjualan barang. Untuk membuatnya, ikuti langkah-langkah di bawah ini.
- Buka Microsoft Excel di perangkat laptop maupun komputer.
- Selanjutnya sertakan identitas nama toko, alamat hingga tanggal.
- Apabila Anda ingin menggunakan Excel sebagai perangkat sehari-hari untuk mencatat nota penjualan, maka di kolom tanggal masukkan rumus =”Jakarta,”&TEXT(NOW();”ddmmmmyyyy”) supaya tanggal diperbarui otomatis setiap hari.
- Setelah itu buatlah kolom berisikan nomor, nama barang, harga, jumlah barang serta subtotal dan total.
- Isikan data sesuai transaksi penjualan barang.
- Kemudian masukkan rumus perkalian pada kolom subtotal.
- Lalu tuliskan rumus di sebelah kolom total untuk menjumlahkan semua hasil di subtotal, drag semua kolom subtotal, kemudian klik Enter untuk mendapatkan hasilnya.
- Setelah mendapatkan hasil akhir perhitungannya, Anda bisa menyimpan file nota penjualan tersebut dan bisa diulangi setiap hari.
Membuat Nota Toko Menggunakan Website
Cara membuat nota toko terakhir yaitu dengan menggunakan sebuah website bernama Invoice Generator. Salah satu keunggulan situs ini yaitu bisa digunakan secara online dan gratis. Selain itu, Invoice Generator juga mudah digunakan, karena mempunyai tampilan sederhana.
- Silahkan buka website Invoice Generator di https://invoice-generator.com/.
- Ganti jenis mata uang di sisi kanan layar menjadi IDR.
- Silahkan mulai mengisi semua komponen yang ingin Anda masukkan pada nota penjualan.
- Kemudian isi semua komponen nota penjualan, Anda bisa menekan pilihan Send Invoice pada sisi kanan atas halaman.
- Berikutnya Anda bisa langsung mengisi alamat email pembeli, alamat email toko serta metode pembayarannya. Perlu diingat, di dalam Invoice Generator menyediakan dua metode pembayaran bagi pembeli ke penjual, yaitu Paypal dan Venmo.
- Langkah terakhir, Anda bisa mengunduh nota penjualan tersebut dengan bentuk PDF.
Kesimpulan
Itulah sekiranya penjelasan dari Trikves.com seputar cara membuat nota toko penjualan untuk semua jenis dilengkapi dengan fungsi hingga ciri-cirinya. Semoga informasi di atas dapat dijadikan sebagai referensi ketika ingin membuat nota penjualan untuk sebuah toko maupun warung kelontong.
Sumber gambar : toriqa.com, paper.id, invoice-generator.com